JOUW PRIVACY IS BELANGRIJK

bij Denkvrij coaching zijn wij zorgvuldig en werken we voornamelijk offline

Bij Denkvrij Coaching denken we aan het beschermen van jouw privacy. Voor het goed begeleiden van een cliënt is het noodzakelijk dat er een dossier wordt aangelegd. Voorop staat dat wij rondom jouw gegevens een geheimhoudingsplicht hanteren en met alle gegevens die jij verstrekt zo zorgvuldig mogelijk omgaan. Een coach van Denkvrij zal nooit zonder jouw toestemming informatie over jou delen met anderen, zelfs niet je naam! 

Hoe we met jouw gevoelige gegevens omgaan? Lees het hieronder. We hebben alles zo begrijpelijk mogelijk geprobeerd op te schrijven. Begrijp je het toch niet helemaal, of vrees je ergens voor? Heb je vragen? Schroom niet, want dit onderwerp is best ingewikkeld!

Bezoeken van de website

Je eerste (of vroege) contact met Denkvrij is mogelijk het bezoeken van deze website. Op deze website gebruiken we cookies. Dat zijn kleine bestandjes die op jouw computer worden geplaatst. Deze gebruiken we om te zien hoe deze website door bezoekers wordt gebruikt. Deze gegevens worden uitgelezen door Wix.com (waarin deze website is gemaakt) en Google Analytics. Wij gebruiken deze cookies niet voor andere doeleinden dan analytisch.

Contact via social media

Heb je contact gezocht via social media? Dan valt dat buiten het privacybeleid van Denkvrij Coaching en onder de verantwoordelijkheid van de betreffende media. Gegevens die jij daar eventueel via "Direct Messages" hebt verstrekt worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de coaching. Heb je antwoord gegeven op een denkvraag via deze social media? Dan kan je antwoord worden gedeeld, maar alleen als dit anoniem en onherleidbaar mogelijk is.
De social media accounts van Denkvrij Coaching worden alleen ingezien door mensen die voor Denkvrij werken en zijn beveiligd met een wachtwoord.

Verwerking persoonsgegevens als je voor de eerste keer contact zoekt

Als je voor het eerst contact met Denkvrij Coaching zoekt, kan dat op 3 manieren:

  1. Je belt via 0622472835 en maakt een afspraak

  2. Je mailt via eline[at]denkvrijcoaching.nl of een formulier.

  3. Je spreekt Eline 'in het echt' als je haar ergens tegen komt.

In geval 1 en 3 hierboven worden geen gegevens ergens opgeslagen. Eline maakt misschien een notitie op papier en maakt voor jou een afspraak in haar agenda aan. Hierbij gebruikt zij enkel je initialen.

In geval 2, je mailt, zijn er digitaal gegevens uitgewisseld. Deze worden via het websiteplatform - Wix - opgeslagen en naar Eline's mail gestuurd. De mail wordt via de servers van Transip ontvangen en verstuurd. Deze emails worden bewaard zo lang je cliënt bent bij Denkvrij Coaching, tot maximaal een jaar na het afronden van jouw traject.

Hierin worden natuurlijk enkel de gegevens die jij zelf invult en/of mailt, uitgewisseld. Eline zal je via email nooit vragen om persoonsgegevens, tenzij je zelf met haar iets anders hebt afgesproken (bijv. in het geval van PGB).

Als je besluit niet verder te gaan na de intake en/of het eerste contactmoment, dan verwijdert Denkvrij Coaching jouw gegevens, tenzij je hebt aangegeven dat je op de hoogte wil blijven van de activiteiten van het bedrijf.

Persoonsgegevens als je coaching wil bekostigen via jouw PGB

Voor coachen via het Persoonsgebonden Budget worden meer gegevens vereist door de gemeente en/of de Sociale Verzekeringsbank. Zo moet er bijvoorbeeld een contract gemaakt worden, tussen coach (van Denkvrij: Eline), de cliënt (jijzelf) en de SVB (die de kosten vergoedt). 

Bij Denkvrij beperkt het uitwisselen van gegevens zich tot wat er uitgewisseld wordt per email en er wordt een kopie van het contract opgenomen in de boekhoudkundige administratie. Voor de gegevensverwerking bij SVB en eventueel de gemeente (wijkteam bijvoorbeeld) ligt buiten de verantwoordelijkheid van Denkvrij Coaching. Hiervoor verwijzen wij je dus naar de betreffende partijen.

Verwerking persoonsgegevens tijdens coachtraject

Tijdens je coachtraject verzamelt Denkvrij Coaching gegevens over jou. Deze gegevens worden in het algemeen in een papieren dossier bijgehouden, zoals in het coachcontract, tenzij met jou expliciet anders is afgesproken. 

Op papier houden we bij:

  • Voornaam, Achternaam, Adresgegevens, Telefoonnummer, Geboortedatum, Leeftijd, Partner/gezin

  • Doel van je coachtraject

  • Notities over je ontwikkeling en besproken onderwerpen tijdens het traject

  • Indien relevant en naar wens van cliënt: het soort en de naam van artsen/behandelaars/therapeuten/instanties waarvan jij wil dat je coach op de hoogte is, je godsdienst

  • Aantal uren en data dat je gecoacht wordt/bent, startdatum en einddatum

De coachgesprekken

De intake vindt altijd face-to-face (dus in het écht) plaats. In de meeste coachtrajecten zijn cliënt en coach fysiek op dezelfde locatie; in de coachruimte, in de buitenlucht of op een andere afgesproken locatie. Vind vertrouwelijkheid en anonimiteit rondom je coachtraject uitzonderlijk belangrijk?

Bel dan even om jouw zorg, je wensen en de mogelijkheden door te spreken: 0622472835

Contact via berichtenservices / apps

Indien je dat zelf wenst kun je tussen de sessies door met Denkvrij Coaching contact opnemen via een berichtenservice. Dit is expliciet geen voorwaarde voor coaching! Er wordt enkel op verzoek of initiatief van de cliënt zelf contact gelegd via berichtendiensten. Dit kan Whatsapp zijn, maar ook contact via Signal (extra beveiligd) is mogelijk. De verantwoordelijkheid voor het verwerken van gegevens en het bewaken van jouw privacy ligt volledig bij deze bedrijven, hiervoor kan Denkvrij Coaching geen verantwoordelijkheid nemen.

Hetzelfde geldt voor het uitwisselen van foto's, notulen of notities via deze berichtenservices of clouddiensten (zoals Google Drive of iCloud).

Digitale coaching

In de intake bespreek je de mogelijkheden van digitale coaching. Heb je hiervoor gekozen, dan heeft je coach uitgelegd dat jullie contact opnemen via Google Meet of een ander digitaal systeem. Voor de beveiliging van deze sessies verwijst Denkvrij Coaching naar de privacy statements van de betreffende te gebruiken tool.

Factuur op naam

Denkvrij maakt over het algemeen een factuur op naam voor elke cliënt. Hiervoor wordt enkel je voornaam, achternaam en woonplaats in boekhoudsysteem Snelstart opgenomen. De gegevens staan op beveiligde servers van het betreffende bedrijf, achter een inlogsysteem. De enige andere externe partij die toegang heeft tot de boekhouding van Denkvrij Coaching is Phidra Accountancy.

Intervisie & Supervisie

Elke coach/therapeut/hulpverlener doet aan intervisie en/of supervisie. Dit houdt in dat je met vakgenoten overlegt over bepaalde casussen, met als doel om hiervan te leren. Het bespreken hiervan gebeurt altijd geanonimiseerd.

Na afronding van je traject of bij doorverwijzing

Nadat je een coachtraject hebt gevolgd, worden jouw gegevens maximaal een jaar bewaard, tenzij je zelf aangeeft dat je dit anders wil. Wettelijk gezien is Denkvrij Coaching namelijk verplicht om gegevens ouder dan een jaar te verwijderen cq vernietigen.

Uitzondering hierop zijn de facturen in het boekhoudsysteem. Deze dienen 10 jaar bewaard te worden voor de Belastingdienst. Meer weten over de facturen? Dat lees je in de sectie hierboven.

Bij doorverwijzing en/of bespreking met externe partij (zoals werkgever, arbo, etc)

Indien jouw coach je doorverwijst naar een andere specialist, zal hij/zij jou zelf stimuleren contact op te nemen met diegene. Jouw coach neemt nooit op eigen initiatief contact op met iemand anders over jou. Mocht ondersteuning van de coach gewenst zijn, dan overleggen coach en cliënt vooraf welke gegevens met de derde persoon/partij worden gedeeld.

Datalekken

In het geval van een datalek* is er een meldplicht, sinds 2016. Deze meldplicht houdt in dat organisaties binnen 72 uur na het ontdekken van dit datalek een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien een datalek bij Denkvrij Coaching zich voordoet, zullen wij dit ook aan de personen melden waarvan deze gegevens (mogelijk) zijn gelekt. 


* Voorbeelden van datalekken zijn: een zoekgeraakte map met persoonsgegevens, een gestolen laptop, gehackt bedrijfsaccount in een clouddienst of een verloren externe schijf. 

MEER WETEN OVER JE PRIVACY?

Heb je na het lezen van bovenstaande nog vragen of heb je iets gemist?

Wil jij je persoonlijke wensen m.b.t. privacy bespreken omdat het erg belangrijk voor je is?
Zo mogelijk beweeg ik met je mee.
Bel 06-22472835

Thanks for your feedback!